Retningslinjer for mottak og forvaltning av donasjoner til Familiestøtten

1. Formål og virkeområde 

Familiestøtten er en ideell organisasjon som har til formål å bistå barnefamilier gjennom tiltak som matutdeling, rådgivning, samtaletilbud, gaveutdeling (bl.a. til jul), arbeidstrening og helsefremmende aktiviteter. Organisasjonen er også opptatt av å styrke frivillighet og fellesskap, og skape mening og tilhørighet i samfunnet.

2. Generelt om donasjoner

Familiestøtten er avhengig av gaver og donasjoner for å kunne utføre sitt arbeid. Donasjoner kan være i form av pengegaver, fysiske varer eller gavekort. Mottatte midler og eiendeler forvaltes i samsvar med organisasjonens formål og gjeldende interne retningslinjer.

3. Pengedonasjoner

a) Øremerking: Pengedonasjoner kan øremerkes til spesifikke prosjekter etter avtale. Ved behov for særskilt rapportering eller regnskapsføring knyttet til slike prosjekter, må dette avtales skriftlig på forhånd.

b) Administrasjon og prosjektkostnader: Øremerkede midler skal som hovedregel dekke nødvendige kostnader knyttet til gjennomføring av prosjektet, herunder administrasjon, da Familiestøtten har begrensede midler til drift.

c) Disposisjon og fleksibilitet: Dersom et øremerket prosjekt blir dekket på annen måte, forbeholder Familiestøtten seg retten til å benytte midlene til lignende formål innenfor organisasjonens mandat og avtale som er gjort.

d) Personvern og anonymitet: Opplysninger om personer og familier som mottar hjelp er underlagt taushetsplikt og vil ikke deles med givere. Unntak kan gjøres i forbindelse med fadderordninger til jul, og kun etter avtale og egnethetsvurdering.

4. Donasjon av fysiske varer

a) Mottak: Familiestøtten tar imot nye og brukte klær, husholdningsartikler, matvarer (inkludert varer med utløpsdato), og annet relevant utstyr.

b) Distribusjon: Donerte varer tildeles familier som står oppført på organisasjonens bistandsliste.

c) Begrenset kapasitet: Utdeling skjer innenfor rammene av tilgjengelig frivillig kapasitet. Familiestøtten påtar seg ikke ansvar for å distribuere overskuddsgjenstander dersom dette overstiger kapasiteten i organisasjonen.

d) Frivilliges rolle: Frivillige oppfordres til å ta med seg overskuddsvarer i følgende tilfeller:

- Varene er tidskritiske (f.eks. ferskvarer)
- Utdeling til opprinnelig mottaker ikke lot seg gjennomføre
- Lagerkapasitet må frigjøres

5. Gavekort

a) Bruk og fordeling: Gavekort fordeles av Familiestøtten etter intern vurdering. Ved tilstrekkelig kapasitet kan frivillige handle på vegne av mottakere.

b) Utløp og merking: Gavekort som nærmer seg utløpsdato, eller som er merket på en måte som kan virke stigmatiserende, kan tildeles frivillige for å unngå at de går til spille.

c) Billetter og arrangementer: Billetter og plasser til konserter og arrangementer tilbys både frivillige og mottakere, for å sikre likeverd og anonymitet.

d) Bruk til frivillige: Gavekort som ikke er spesifikt donert til mottakere kan benyttes som påskjønnelse til frivillige, særlig ved deltakelse på større arrangementer eller oppdrag.

6. Samarbeid og publisitet

Familiestøtten er positiv til samarbeid og til å fremme samfunnsansvar. Ved samarbeid og publisering der Familiestøttens navn, logo eller merkevare benyttes, skal organisasjonen informeres på forhånd og godkjenne bruken.

7. Vilkår for gave

Dersom giver ikke kan akseptere at Familiestøtten forvalter midlene etter ovennevnte prinsipper, kan gaven ikke mottas.